Zeiterfassung nach Branche

Zeiterfassung für Dienstleister: im Büro, beim Kunden und unterwegs

IT-Service, Hausmeisterdienst, Gebäudereinigung oder Sicherheitsdienst: Dienstleistungsteams arbeiten selten an einem festen Ort. Die Arbeitszeit entsteht beim Kunden, auf der Fahrt dorthin und im Büro.

Mit ZeitFabrik stempelt dein Team per App, wo es gerade ist. Mit Professional ordnest du die Zeiten Aufträgen zu und schreibst daraus Stundennachweise und Rechnungen für deine Kunden.

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Zwei Kollegen schauen gemeinsam auf einen Laptop

Typische Arbeitszeitmodelle

Einsätze an wechselnden Orten

Die Erfassung beginnt, wenn die Arbeit beginnt. Wer ohne festen Arbeitsort direkt von zu Hause zum ersten Einsatz fährt, stempelt in der Regel mit der Abfahrt ein und nach der Rückfahrt vom letzten Kunden aus. Vergessene Buchungen werden nachgetragen.

Fahrzeiten

Fahrten vom Betrieb zum Kunden und zwischen Kunden zählen in der Regel zur Arbeitszeit. Wer einen festen Betrieb hat, für den zählt der tägliche Weg von zu Hause dorthin nicht. Ohne festen Arbeitsort zählen auch die Fahrt von zu Hause zum ersten und vom letzten Kunden nach Hause (EuGH, 10. September 2015, C-266/14). Ob Fahrzeit bezahlt wird, regeln Vertrag und Tarif.

Teilzeit und Minijobs

Gerade in Reinigung und Objektbetreuung arbeiten viele in Teilzeit oder auf Minijob-Basis, oft zu Randzeiten.

Was das Gesetz verlangt

Stand: November 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichen.

Ein Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 sieht eine elektronische Erfassung und, nur per Tarifvertrag, eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vor. Er ist noch kein Gesetz, diese Seite beschreibt das geltende Recht. Was der Entwurf vorsieht

Arbeitszeit erfassen
Für alle Arbeitgeber gilt: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit werden erfasst (BAG, 13. September 2022, 1 ABR 22/21).
Strengere Regeln in bestimmten Branchen
Gebäudereinigung und das Wach- und Sicherheitsgewerbe stehen in § 2a SchwarzArbG. Dort muss die Arbeitszeit spätestens nach sieben Tagen aufgezeichnet sein (§ 17 MiLoG), für alle Beschäftigten mit wenigen Ausnahmen (zum Beispiel höhere feste Monatsgehälter und mitarbeitende enge Familienangehörige, MiLoDokV). Der Zoll prüft vor Ort.
Minijobs
Für geringfügig Beschäftigte gilt dieselbe Aufzeichnungspflicht aus § 17 MiLoG in jeder Branche, Aufbewahrung zwei Jahre.
Ruhezeit und Höchstarbeitszeit
Spät- und Frühdienste brauchen 11 Stunden Abstand (§ 5 ArbZG), mehr als 10 Stunden am Tag sind grundsätzlich nicht erlaubt (§ 3 ArbZG). Abweichungen gibt es nur per Tarifvertrag oder in Ausnahmefällen (§§ 7, 14 ArbZG).

Diese Funktionen helfen im Alltag

  • Stempeln per App

    Kommen und Gehen auf dem Smartphone, auf iPhone, Android oder Apple Watch, und im Browser am Bürorechner.

  • Zeiten nachtragen und freigeben

    Fehlende Buchungen trägt das Team nach, die monatlichen Stundenzettel gibst du frei, bevor sie in die Lohnabrechnung gehen.

  • Aufträge und Kunden

    Mit Professional verteilst du Zeiten auf Kunden und Aufträge und siehst in der Auftragsanalyse, welcher Einsatz wie viel Zeit gekostet hat.

  • Stundennachweis und Rechnung

    Aus den Auftragszeiten erstellst du Stundennachweise für Kunden und Rechnungen mit eigenen Vorlagen.

Screenshot aus ZeitFabrik: Liste der Zeiterfassungen mit Kommen und Gehen je Buchung
„ZeitFabrik bildet unseren gesamten Dienstleistungsprozess von der Zeiterfassung bis zur Auftragsabrechnung ab. Die monatliche Erstellung unserer Rechnungen gelingt dank ZeitFabrik mit wenigen Klicks.“
Stefan Henke, CEO

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Häufige Fragen zur Zeiterfassung für Dienstleister

Kann mein Team beim Kunden stempeln?

Ja. ZeitFabrik läuft als App auf iPhone und Android und im Browser auf jedem Gerät. Wer unterwegs ist, stempelt auf dem Smartphone.

Zählt die Fahrt zum Kunden als Arbeitszeit?

In der Regel ja, wenn sie vom Betrieb oder von einem Kunden zum nächsten führt. Wer einen festen Betrieb hat, für den zählt der normale Weg von zu Hause dorthin nicht. Ohne festen Arbeitsort sind auch die Fahrt von zu Hause zum ersten Kunden und die Heimfahrt vom letzten Kunden Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitschutzes (EuGH, 10. September 2015, C-266/14, Tyco). Ob die Fahrzeit bezahlt wird, ist eine eigene Frage, die Arbeitsvertrag und Tarifvertrag regeln.

Welche Dienstleister prüft der Zoll besonders?

Die Branchen aus § 2a SchwarzArbG, unter anderem Gebäudereinigung, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Transport und Logistik. Dort gelten die strengeren Aufzeichnungspflichten aus § 17 MiLoG für alle Beschäftigten, mit wenigen Ausnahmen (zum Beispiel höhere feste Monatsgehälter und mitarbeitende enge Familienangehörige, MiLoDokV).

Kann ich aus den Zeiten Rechnungen schreiben?

Ja, mit dem Paket Professional (5,99 € pro Nutzer und Monat): Zeiten auf Aufträge verteilen, Stundennachweis erzeugen, Rechnung mit eigenem Briefpapier erstellen.

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