Stand: 29. Oktober 2026 · ZeitFabrik

Zeiterfassung mit Excel oder App: Was reicht für deinen Betrieb?

Du darfst die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden heute mit Excel erfassen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit für jeden Tag vollständig und verlässlich vorliegen. Für zwei oder drei Leute mit festen Zeiten reicht eine gut gebaute Tabelle oft aus. Mit jeder weiteren Person wächst aber die Arbeit am Monatsende, und die Prüfung von Pausen und Ruhezeiten bleibt Handarbeit. Ab da spart eine App meist mehr Zeit, als sie kostet.

Was rechtlich verlangt ist

• Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18) verlangt, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einrichten.
• Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland schon heute gilt. Erfasst werden müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden, und das System muss tatsächlich genutzt werden. Eine elektronische Erfassung verlangt das Gericht nicht, je nach Betrieb kann Papier genügen. Das Aufschreiben darfst du an deine Mitarbeitenden übertragen.
• Für Minijobs und einige Branchen verlangt § 17 Mindestlohngesetz die Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag und eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.

Und „manipulationssicher“? Das Wort steht weder im Arbeitszeitgesetz noch im Beschluss des Bundesarbeitsgerichts. Gefordert ist ein verlässliches System. Praktisch heißt das für dich: Zeiten werden zeitnah erfasst, und wenn jemand nachträglich etwas ändert, sollte das erkennbar sein.

Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig elektronisch und grundsätzlich am selben Tag aufgezeichnet werden müssten. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten wären von der elektronischen Form ausgenommen. Welche Anforderungen dann im Einzelnen an ein elektronisches System gälten, steht erst fest, wenn das Gesetz beschlossen ist. Mehr dazu im Artikel Neues Arbeitszeitgesetz 2026, die Grundlagen im Ratgeber Ist Zeiterfassung Pflicht?.

Typische Fehler bei Excel

Excel ist schnell eingerichtet, und fast jeder Betrieb hat es schon. Die Probleme zeigen sich im Alltag:

1. Formeln gehen kaputt. Jemand tippt eine Summe von Hand ein, kopiert eine Zeile falsch oder löscht eine Spalte. Dienste über Mitternacht ergeben ohne passende Formel negative Zeiten. Summen über 24 Stunden zeigen ohne das Zellformat [h]:mm nur den Rest an, also 0:30 statt 168:30.
2. Versionen geraten durcheinander. Die Datei wandert per E-Mail hin und her, am Ende gibt es „Stunden_Oktober_final_neu.xlsx“ und niemand weiß, welche gilt.
3. Abgabe am Monatsende. Wer die Tabelle erst am 30. ausfüllt, schreibt aus dem Gedächtnis und meist die geplanten Zeiten. Bei Minijobs ist die Sieben-Tage-Frist dann längst vorbei.
4. Pausen und Ruhezeiten prüfst du von Hand. Ob nach mehr als sechs Stunden 30 Minuten Pause genommen wurden und zwischen zwei Diensten elf Stunden lagen, steht nicht von selbst in der Tabelle.
5. Änderungen bleiben unsichtbar. Eine überschriebene Zelle hinterlässt keine Spur, anders als eine durchgestrichene Zahl auf Papier.
6. Deine Mitarbeitenden sehen ihre Zeiten nur, wenn du ihnen die Datei schickst oder freigibst.

Kosten im Vergleich: Beispielrechnung

Ein Malerbetrieb mit acht Beschäftigten. Wir nehmen an, dass im Büro am Monatsende je Person so viel Zeit anfällt: 30 Minuten bei Papier (einsammeln, nachfragen, nachrechnen, abtippen), 20 Minuten bei Excel (Dateien einsammeln, Formeln und Pausen prüfen, Summen übertragen) und 5 Minuten bei einer App (Stundenzettel prüfen und freigeben). Für eine Bürostunde setzen wir 35 € an.

Die Lizenz versteht sich zzgl. MwSt. Setz deine eigenen Werte ein: Bei zwei Beschäftigten mit festen Zeiten ist der Abstand klein, bei Schichtbetrieb, Aushilfen und Nachfragen am Monatsende eher größer als hier angenommen.

Papier, Excel und App auf einen Blick

Wann Excel reicht

Excel ist eine vernünftige Wahl, wenn alle drei Punkte zutreffen: Du hast nur wenige Beschäftigte, die Zeiten sind weitgehend fest, und jemand trägt sie täglich ein. Dann nimm eine Tabelle mit fertigen Formeln, statt eine eigene zu bauen. Unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage gibt es als Excel und als PDF. Sie rechnet Pausen heraus, kommt mit Diensten über Mitternacht klar und zeigt Monatssummen über 24 Stunden richtig an.

Mit ZeitFabrik umsetzen

Mit ZeitFabrik stempeln deine Mitarbeitenden mit einem Klick im Browser, in der iPhone- oder Android-App, auf der Apple Watch oder am Touch-Terminal. Pausen werden erfasst, vergessene Zeiten lassen sich nachtragen, und ZeitFabrik prüft Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten automatisch nach dem Arbeitszeitgesetz. Der monatliche Stundenzettel entsteht aus den erfassten Zeiten, du gibst ihn frei und exportierst ihn als PDF oder an DATEV (LODAS, Lohn und Gehalt). Mehr zur Zeiterfassung mit ZeitFabrik. Essentials kostet 2,99 € je Nutzer und Monat zzgl. MwSt., gehostet in Deutschland. Preise und Funktionen anderer Apps stehen im Anbietervergleich. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

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