Stand: 29. Oktober 2026 · ZeitFabrik

Stundenzettel-Vorlage: kostenlos als PDF und Excel herunterladen

Hier bekommst du eine kostenlose Stundenzettel-Vorlage, mit der deine Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit für einen Monat aufschreiben, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse. Es gibt sie in zwei Fassungen: als PDF zum Ausdrucken und Ausfüllen mit dem Stift und als Excel-Datei, die die Arbeitszeit je Tag und die Monatssumme selbst ausrechnet. Beide enthalten alles, was ein Stundenzettel rechtlich braucht: Beginn, Ende und Pause für jeden Tag, daraus die Dauer der Arbeitszeit.

• Stundenzettel-Vorlage als PDF herunterladen (DIN A4, eine Seite)
• Stundenzettel-Vorlage als Excel herunterladen (.xlsx für Excel, LibreOffice oder Numbers)

Was in der Vorlage steht

Beide Fassungen sind gleich aufgebaut:

• Kopf mit Name, Monat und Jahr sowie Arbeitgeber,
• 31 Zeilen, eine für jeden Tag, mit den Spalten Datum, Wochentag, Beginn, Ende, Pause, Arbeitszeit und Bemerkung,
• Summenzeile für die Arbeitszeit im Monat,
• zwei Unterschriftsfelder für die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter und für die vorgesetzte Person.

In der Excel-Fassung trägst du oben den ersten Tag des Monats ein, etwa 01.11.2026. Datum und Wochentag füllen sich dann von selbst, und Tage, die es im Monat nicht gibt, bleiben leer. Die Arbeitszeit rechnet die Tabelle als Ende minus Beginn minus Pause, auch bei Diensten über Mitternacht. Die Summe zeigt Stunden über 24 korrekt an, also zum Beispiel 168:30 statt 0:30.

Was rechtlich auf einen Stundenzettel gehört

Drei Regeln bestimmen, was du aufschreiben musst:

Das Bundesarbeitsgericht stützt die Pflicht auf das Arbeitsschutzgesetz und verlangt ein System, das Beginn und Ende der Arbeitszeit tatsächlich erfasst. Eine bestimmte Form schreibt es nicht vor: Je nach Tätigkeit und Betrieb können nach dem Beschluss auch Aufzeichnungen auf Papier genügen. Das Aufschreiben selbst darfst du an deine Beschäftigten übertragen. Verantwortlich dafür, dass es passiert, bleibst du als Arbeitgeber. Mehr dazu im Ratgeber zur Zeiterfassung bei Minijobs, wo die Sieben-Tage-Frist am häufigsten greift.

Die Pausenspalte ist keine Formsache. Pausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG nicht zur Arbeitszeit, und nach § 4 ArbZG sind bei mehr als sechs bis neun Stunden mindestens 30 Minuten Pause Pflicht, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Nur wenn die Pause auf dem Zettel steht, kannst du das später nachvollziehen.

So füllst du die Vorlage aus: Beispiel aus einem Pflegedienst

Ein ambulanter Pflegedienst gibt seinen Pflegekräften den Monatszettel zu Beginn des Monats mit. Drei Zeilen aus dem November könnten so aussehen:

Am 4. November liegen zwischen Beginn und Ende 9:15 Stunden. Abzüglich 45 Minuten Pause bleiben 8:30 Stunden Arbeitszeit. Das ist mehr als acht Stunden und muss deshalb nach § 16 Abs. 2 ArbZG ohnehin aufgezeichnet werden. Der Nachtdienst am 6. November geht über Mitternacht. Er wird in der Zeile des Tages eingetragen, an dem er beginnt. Die Excel-Fassung rechnet ihn richtig mit 8:00 Stunden.

Ein paar Regeln, die du deinen Mitarbeitenden mitgeben solltest. Sie ersparen dir Ärger am Monatsende:

1. Täglich eintragen, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis. Bei Minijobs verlangt § 17 MiLoG das sogar innerhalb von sieben Tagen.
2. Tatsächliche Zeiten eintragen, nicht die geplanten aus dem Dienstplan.
3. Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Feiertag in der Spalte Bemerkung vermerken, damit leere Zeilen eindeutig sind.
4. Korrekturen durchstreichen und daneben schreiben, nicht überschreiben oder mit Tipp-Ex abdecken.
5. Unterschreiben, sobald der Monat abgeschlossen ist. Danach prüfen du oder die zuständige Führungskraft die Zeiten und unterschreiben ebenfalls.

Wie lange du die Stundenzettel aufbewahrst

Sowohl § 16 Abs. 2 ArbZG als auch § 17 MiLoG verlangen eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren. Leg die Zettel so ab, dass du einen bestimmten Tag einer bestimmten Person auch nach zwei Jahren wiederfindest, etwa je Monat und Person in einem Ordner. Worauf es bei der Ablage ankommt und was der Entwurf zum Arbeitszeitgesetz daran ändern würde, steht im Ratgeber zur Aufbewahrungsfrist der Arbeitszeit.

Wann eine App die bessere Wahl ist

Für zwei oder drei Beschäftigte mit festen Zeiten reicht ein Stundenzettel aus Papier oder Excel oft aus. Mit jeder weiteren Person wächst aber die Arbeit am Monatsende: Zettel einsammeln, fehlende Tage nachfragen, Pausen und Ruhezeiten von Hand prüfen, Summen ans Lohnbüro übertragen. Ein Vergleich mit Beispielrechnung steht im Ratgeber Zeiterfassung mit Excel oder App. Wie die Stunden ohne Abtippen in die Lohnabrechnung kommen, beschreibt der Artikel Stundenzettel für DATEV.

Dazu kommt ein möglicher Wechsel der Rechtslage: Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten künftig elektronisch aufgezeichnet werden müssten. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten wären davon ausgenommen. Der Entwurf ist noch kein Gesetz.

Mit ZeitFabrik umsetzen

Mit ZeitFabrik entsteht der Stundenzettel jeden Monat automatisch aus den gestempelten Zeiten. Deine Leute stempeln mit einem Klick im Browser, in der App auf dem Smartphone oder am Touch-Terminal, Pausen inklusive. Vergessene Zeiten lassen sich nachtragen, Urlaub und Krankheit erscheinen im Zeitkonto. Die Pausen- und Ruhezeiten prüft ZeitFabrik nach dem Arbeitszeitgesetz. Am Monatsende gibst du den Stundenzettel frei und exportierst ihn als PDF oder direkt an DATEV. Essentials kostet 2,99 € je Nutzer und Monat zzgl. MwSt. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.

Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

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