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Stundenzettel für die Lohnabrechnung: So kommen die Stunden ohne Abtippen nach DATEV
Die wenigsten Fehler entstehen, wenn die Stunden auf dem Weg in die Lohnabrechnung gar nicht abgetippt werden: Der monatliche Stundenzettel entsteht aus den Zeiten, die ohnehin erfasst sind, wird von der zuständigen Person freigegeben und geht dann über eine Schnittstelle an das DATEV-Lohnprogramm deines Steuerbüros oder als PDF an das Lohnbüro. Wer heute Zettel sammelt und Zahlen von Hand überträgt, macht dieselbe Arbeit zweimal.
Was auf den Stundenzettel gehört
Rechtlich geht es zuerst um die tägliche Arbeitszeit. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen (mehr dazu im Artikel Ist Zeiterfassung Pflicht?). Für die Lohnabrechnung braucht das Lohnbüro zusätzlich eine Monatssicht:
- Arbeitszeit je Tag mit Beginn, Ende und Pausen
- Summe der geleisteten Stunden im Monat
- Sollstunden laut Arbeitszeitmodell und daraus Über- oder Minusstunden
- Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und Feiertage
- eine Freigabe, aus der hervorgeht, dass jemand die Zahlen geprüft hat
Für Minijobs und für Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt zusätzlich eine Frist: Beginn, Ende und Dauer sind spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen (§ 17 Mindestlohngesetz). Ein Zettel, der erst am Monatsende ausgefüllt wird, reicht dort also nicht. Details stehen im Artikel zur Zeiterfassung bei Minijobs.
Der übliche Weg und wo er hakt
In vielen kleinen Betrieben läuft der Monatsabschluss so:
- Die Beschäftigten schreiben ihre Zeiten auf Papier oder in eine Tabelle.
- Am Monatsende sammelt jemand im Büro die Zettel ein und fragt fehlende nach.
- Die Stunden werden in eine Übersicht übertragen und zusammengerechnet.
- Die Summen gehen an das Lohnbüro und werden dort ein weiteres Mal erfasst.
An jeder Übergabe kann eine Zahl verrutschen. Ein vertauschtes Datum, eine falsch abgelesene Sieben, ein vergessener Krankheitstag: Auffallen wird das meist erst, wenn jemand seine Abrechnung nachrechnet.
Beispiel aus einem Elektrobetrieb
Ein Betrieb mit acht Monteurinnen und Monteuren und 21 Arbeitstagen im Monat hat 168 Tageseinträge, jeweils mit Beginn, Ende und Pause. Das sind über 500 Zahlen, die vom Zettel in die Übersicht wandern, bevor überhaupt eine Summe gebildet ist. Jede davon ist eine Gelegenheit für einen Tippfehler, und jeder Fehler landet in der Lohnabrechnung von acht Leuten.
Der Ablauf ohne Abtippen
Wenn die Zeiten digital erfasst werden, schrumpft der Monatsabschluss auf wenige Schritte:
- Erfassen am Tag selbst: Beginn, Ende und Pausen werden gestempelt, wenn sie anfallen, nicht aus der Erinnerung nachgetragen.
- Stundenzettel automatisch: Zum Monatsende ergibt sich der Stundenzettel aus diesen Einträgen, ohne dass jemand etwas überträgt.
- Prüfen: Die Beschäftigten sehen ihre eigenen Zeiten und können fehlende Einträge nachtragen.
- Freigabe: Die zuständige Vorgesetzte oder der Inhaber gibt den Stundenzettel frei.
- Übergabe: Der freigegebene Stundenzettel geht als PDF heraus oder direkt in das DATEV-Lohnprogramm.
PDF oder DATEV-Schnittstelle?
Welcher Weg passt, hängt davon ab, wer die Löhne abrechnet:
| Situation | Sinnvoller Weg |
|---|---|
| Steuerbüro oder Lohnbüro rechnet mit DATEV ab | Übergabe über die DATEV-Schnittstelle |
| Lohnabrechnung ohne DATEV oder nur zur Ablage | Export als PDF |
| Beschäftigte sollen ihren Monat gegenzeichnen oder mitnehmen | Export als PDF |
Bei DATEV gibt es zwei Lohnprogramme, LODAS und Lohn und Gehalt. Frag am besten vorab bei deinem Steuerbüro nach, mit welchem es arbeitet, dann ist die Übergabe von Anfang an richtig eingerichtet.
So sieht die Einrichtung in ZeitFabrik aus: DATEV-Konfiguration anlegen, ZeitFabrik mit DATEV verbinden, automatischen Export der freigegebenen Stundenzettel aktivieren.
Wie lange du Stundenzettel aufbewahrst
Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz und nach § 17 Mindestlohngesetz sind jeweils mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Unterlagen, die in die Lohnabrechnung eingehen, können längere Fristen gelten. Einen Überblick gibt der Artikel zur Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise.
Mit ZeitFabrik umsetzen
ZeitFabrik erstellt die monatlichen Stundenzettel automatisch aus den erfassten Zeiten. Deine Mitarbeitenden stempeln im Browser, in der iPhone- oder Android-App, auf der Apple Watch oder am Touch-Terminal und können vergessene Zeiten nachtragen. Nach der Freigabe durch die Vorgesetzten exportierst du den Stundenzettel als PDF oder gibst ihn direkt an DATEV weiter, für LODAS und Lohn und Gehalt. Die DATEV-Schnittstelle ist schon im Paket Essentials enthalten, für 2,99 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. Bei welchen Anbietern DATEV extra kostet, zeigt der Anbietervergleich. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.