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Aufbewahrungsfrist für Arbeitszeitnachweise: Wie lange du Zeiten aufheben musst
Wie lange musst du Arbeitszeitnachweise aufbewahren? Die kurze Antwort: mindestens zwei Jahre. Diese Frist steht heute schon an zwei Stellen im Gesetz, allerdings jeweils nur für einen Teil der Aufzeichnungen. Der Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz würde sie auf alle Aufzeichnungen der Arbeitszeit ausdehnen. Wer alle Zeiten zwei Jahre lang nachvollziehbar ablegt, liegt also nach heutigem Recht und nach dem Entwurf richtig.
Im Folgenden steht, welche Regel wofür gilt und warum das Aufheben die einfachere Hälfte der Aufgabe ist.
Was heute schon gilt
Zwei Vorschriften nennen eine Aufbewahrungsfrist ausdrücklich:
- § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz: Jeder Arbeitgeber muss die Arbeitszeit aufzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden (§ 3 Satz 1) hinausgeht. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz: Für Minijobber (außer im Privathaushalt) und für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (zum Beispiel Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Friseur- und Kosmetikgewerbe) sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und ebenfalls mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Mehr dazu im Ratgeber zur Minijob-Zeiterfassung.
Daneben gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) die Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen. Das Gericht hat sie aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Eine eigene Aufbewahrungsfrist für diese allgemeine Erfassung steht dort nicht. Genau diese Lücke würde der Entwurf schließen.
| Regel | Für wen | Was | Frist |
|---|---|---|---|
| § 16 Abs. 2 ArbZG (gilt) | alle Arbeitgeber | Stunden über acht Stunden werktäglich | mindestens 2 Jahre |
| § 17 Abs. 1 MiLoG (gilt) | Minijobs, Branchen nach § 2a SchwarzArbG | Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags | mindestens 2 Jahre |
| Referentenentwurf vom 18.06.2026 (geplant) | alle Arbeitgeber | alle Aufzeichnungen der Arbeitszeit | mindestens 2 Jahre |
Was der Entwurf ändern würde
Nach dem Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums wären die Aufzeichnungen der täglichen Arbeitszeit insgesamt mindestens zwei Jahre aufzubewahren, nicht mehr nur die Überstunden. Beschäftigte könnten zudem jederzeit Einsicht verlangen und eine Kopie ihrer Zeiten bekommen. Was das für den Alltag heißt, steht im Ratgeber zum Auskunftsanspruch.
Der Entwurf ist kein Gesetz. Stand Ende Oktober 2026 ist daraus keines geworden, das Inkrafttreten ist offen, und im Verfahren kann sich noch einiges ändern. Die Einordnung des gesamten Entwurfs findest du im Artikel Neues Arbeitszeitgesetz 2026.
Aufheben ist die einfache Hälfte
Ein Ordner im Regal erfüllt eine Aufbewahrungsfrist. Ob er im Alltag etwas taugt, zeigt sich erst, wenn jemand nach einem einzelnen Tag fragt. Das ist selten eine Prüfung, meistens eine ganz normale Rückfrage:
- Ein Mitarbeiter will wissen, ob eine bestimmte Überstunde ausgeglichen wurde.
- Das Lohnbüro fragt nach einem Tag, an dem die Stunden nicht zur Abrechnung passen.
- Jemand ist sich nicht sicher, ob ein Tag als Urlaub oder als Arbeitstag eingetragen war.
Eine Aufzeichnung ist in diesem Moment nur so viel wert, wie schnell du den Tag findest und wie eindeutig er dort steht.
Praxisbeispiel: der 14. Mai im Malerbetrieb
Ein Malerbetrieb mit sechs Beschäftigten führt Wochenzettel auf Papier. Jeder trägt seine Zeiten ein, freitags landen die Zettel im Büro, am Monatsende werden sie für das Lohnbüro abgetippt und dann abgeheftet, nach Monat sortiert. Als Betrieb des Baugewerbes (§ 2a Nr. 1 SchwarzArbG) gilt für alle sechs § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags müssen binnen sieben Tagen aufgezeichnet sein.
Im Juli fragt ein Geselle, wann er am 14. Mai des Vorjahres Feierabend gemacht hat. Er erinnert sich an eine lange Baustelle und vermutet eine nicht ausgeglichene Überstunde. Im Büro heißt das: den richtigen Ordner finden, die Woche suchen, hoffen, dass der Zettel vollständig und lesbar ist, und dann mit der abgetippten Monatsliste vergleichen, weil die beiden Fassungen voneinander abweichen könnten.
Mit einer digitalen Erfassung ist dieselbe Frage eine Suche nach Person und Datum. Der Tag steht mit Beginn, Ende und Pause da, und der Geselle hätte ihn selbst nachsehen können.
In ZeitFabrik steht jede Buchung mit Datum und Uhrzeit von Kommen und Gehen, ein einzelner Tag ist schnell gefunden.
Worauf es bei der Ablage ankommt
Damit die zwei Jahre im Ernstfall tragen, sollten deine Aufzeichnungen:
- pro Person und Tag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zeigen, nicht nur eine Wochensumme,
- eindeutig einer Person zugeordnet sein,
- mit dem übereinstimmen, was in die Lohnabrechnung ging,
- nachträgliche Korrekturen erkennen lassen,
- ohne großes Suchen einzeln auffindbar sein.
Für Lohn- und Buchhaltungsunterlagen können zusätzlich steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen gelten. Welche davon deinen Betrieb betreffen, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
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In ZeitFabrik stempeln deine Mitarbeitenden im Browser, in der App oder am Touch-Terminal, vergessene Zeiten lassen sich nachtragen. Aus den erfassten Zeiten entstehen automatisch die monatlichen Stundenzettel, die Vorgesetzte freigeben und als PDF oder direkt an DATEV weitergeben. Jeder sieht seine eigenen Zeiten jederzeit, die Frage nach dem 14. Mai beantwortet sich also oft von selbst. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.