Stand: · ZeitFabrik
Zeiterfassung im Kleinbetrieb: Reicht bei bis zu zehn Beschäftigten der Zettel?
Müssen kleine Betriebe die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen? Ja, und zwar unabhängig von der Größe. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) gilt die Pflicht für jeden Arbeitgeber, auch mit zwei oder fünf Beschäftigten. Papier ist dafür heute erlaubt. Nach dem Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz bliebe es das für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten auch dauerhaft. Befreit wärst du dann von der elektronischen Form, nicht von der Erfassung.
Dieser Artikel vertieft, was das für kleine Betriebe konkret bedeutet. Den gesamten Entwurf ordnet der Artikel Neues Arbeitszeitgesetz 2026 ein.
Was heute gilt: Pflicht ja, Form frei
Das Bundesarbeitsgericht hat die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz abgeleitet. Eine Mindestgröße kennt es nicht. Zur Form hat das Gericht in derselben Entscheidung festgehalten, dass die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen muss: Je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen, und bei der Auswahl des Systems ist ausdrücklich auch die Größe des Unternehmens zu berücksichtigen. Die Aufzeichnung selbst darf der Arbeitgeber an die Beschäftigten delegieren.
Das Bundesarbeitsministerium sieht es in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung genauso: Derzeit gibt es keine Formvorschrift, die Aufzeichnung kann auch handschriftlich erfolgen. Erfasst werden müssen aber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn er das Aufschreiben abgibt.
Was der Entwurf für Kleinbetriebe vorsieht
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Aufzeichnung zur Regel machen. Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten und Privathaushalte mit Hauspersonal wären davon dauerhaft ausgenommen. Für alle anderen gäbe es Übergangsfristen, gestaffelt nach Betriebsgröße.
Für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten hieße das:
- Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit wären weiterhin aufzuzeichnen.
- Die Aufzeichnungen wären mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Beschäftigte könnten Einsicht in ihre Zeiten und eine Kopie verlangen.
- Die Verantwortung bliebe beim Arbeitgeber.
Der Entwurf ist noch kein Gesetz. Wie genau die zehn Beschäftigten gezählt werden, etwa bei Teilzeitkräften, solltest du am endgültigen Gesetzestext prüfen, sobald es einen gibt.
Was unabhängig von der Betriebsgröße schon gilt
Zwei Regeln treffen kleine Betriebe heute oft stärker als jeder Entwurf:
- Minijobs: Für geringfügig Beschäftigte verlangt § 17 Mindestlohngesetz, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Details im Ratgeber zur Minijob-Zeiterfassung.
- Bestimmte Branchen: Dieselbe Pflicht gilt grundsätzlich für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Ein Café mit sechs Leuten, davon zwei Minijobber, ist also schon heute an konkrete Fristen gebunden, ganz ohne neues Gesetz.
Was ein Zettel leisten muss
Wenn du auf Papier bleibst, sollte jede Aufzeichnung:
- pro Person und Tag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit enthalten,
- Pausen erkennen lassen, damit du die Pausen- und Ruhezeiten prüfen kannst,
- zeitnah ausgefüllt werden, nicht aus dem Gedächtnis am Monatsende,
- lesbar und eindeutig einer Person zugeordnet sein,
- so abgelegt werden, dass du einen einzelnen Tag auch nach zwei Jahren findest.
Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Wie das in der Praxis aussieht, steht im Ratgeber zur Aufbewahrungsfrist.
Praxisbeispiel: der Friseursalon am Monatsende
Ein Friseursalon mit sieben Beschäftigten, darunter zwei Aushilfen auf Minijob-Basis, führt einen Wochenzettel an der Theke. Im Alltag funktioniert das: Jede trägt sich morgens ein und abends aus.
Am Monatsende beginnt die eigentliche Arbeit. Die Inhaberin sammelt die Zettel, liest Nachträge mit Bleistift, rechnet Pausen heraus, vergleicht mit dem Dienstplan, tippt die Summen für das Lohnbüro ab und heftet alles ab. Fehlt bei einer Aushilfe ein Eintrag, muss sie nachfragen, und die Sieben-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes ist dann womöglich schon vorbei. Wer überprüfen will, ob zwischen Spätschicht und Frühschicht elf Stunden Ruhezeit lagen, muss zwei Zettel nebeneinanderlegen.
Erlaubt ist das alles. Die Frage ist nur, ob die Inhaberin diese Stunden im Monat lieber im Salon verbringt.
Papier oder digital: die nüchterne Abwägung
| Zettel | Digitale Erfassung | |
|---|---|---|
| Erlaubt bis 10 Beschäftigte | ja, heute und nach dem Entwurf | ja |
| Aufwand beim Erfassen | gering | gering |
| Aufwand am Monatsende | Abtippen, Nachrechnen, Ablegen | Stundenzettel entsteht aus den Zeiten |
| Prüfung von Pausen und Ruhezeiten | von Hand | automatisch möglich |
| Einzelnen Tag wiederfinden | Ordner durchsuchen | Suche nach Person und Datum |
| Wächst der Betrieb über 10 | Umstellung nötig (nach Entwurf) | nichts zu tun |
Mit ZeitFabrik umsetzen
Mit ZeitFabrik stempeln deine Leute mit einem Klick im Browser, in der App auf dem Smartphone oder an einem Touch-Terminal im Laden. Pausen- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz prüft ZeitFabrik automatisch, und der monatliche Stundenzettel entsteht aus den erfassten Zeiten, wird von dir freigegeben und geht als PDF oder direkt an DATEV. Für sieben Beschäftigte kostet die Variante Essentials 7 × 2,99 € im Monat zzgl. MwSt. Was andere Anbieter dafür verlangen, zeigt der Anbietervergleich. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.