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Urlaubsantrag digital: Antrag, Genehmigung und Zeitkonto ohne Zettel
Urlaubsanträge musst du in deinem Betrieb nicht auf Papier annehmen und unterschreiben: Das Bundesurlaubsgesetz schreibt dafür keine bestimmte Form vor. Gibt es im Arbeits- oder Tarifvertrag keine eigene Vorgabe, können deine Mitarbeitenden den Antrag digital einreichen, und du genehmigst ihn digital. Der eigentliche Gewinn für dich liegt danach: Ist der Urlaub genehmigt, sollte er ohne weiteren Schritt im Zeitkonto stehen.
Die Regeln im Hintergrund
Ob auf Papier oder digital, beim Urlaub gelten dieselben gesetzlichen Eckpunkte aus dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG):
| Thema | Regel | Fundstelle |
|---|---|---|
| Mindesturlaub | 24 Werktage im Jahr, als Werktage zählen alle Tage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen | § 3 BUrlG |
| Wartezeit | voller Anspruch erstmals nach sechs Monaten Beschäftigung | § 4 BUrlG |
| Lage des Urlaubs | Wünsche der Beschäftigten werden berücksichtigt, außer dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen | § 7 Abs. 1 BUrlG |
| Übertragung | Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, eine Übertragung nur aus dringenden Gründen und dann in den ersten drei Monaten des Folgejahres | § 7 Abs. 3 BUrlG |
| Krank im Urlaub | ärztlich nachgewiesene Krankheitstage werden nicht auf den Urlaub angerechnet | § 9 BUrlG |
Die 24 Werktage beziehen sich auf eine Sechs-Tage-Woche. Bei fünf Arbeitstagen pro Woche entspricht das 20 Urlaubstagen. Viele Arbeits- und Tarifverträge sehen mehr vor.
Zum Verfall gibt es eine wichtige Einschränkung: Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) verfällt Urlaub am Jahresende in der Regel nur, wenn du als Arbeitgeber deine Beschäftigten vorher konkret aufgefordert hast, ihn zu nehmen, und klar und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hast.
Warum der Zettel das Problem nicht ist
Der Papierantrag selbst kostet wenig Zeit. Aufwendig wird, was danach kommt: Der Antrag liegt ein paar Tage beim Chef, wird unterschrieben, in eine Urlaubsliste übertragen und irgendwann im Zeitkonto vermerkt. Damit landet ein und derselbe Urlaub an drei Stellen: im Kopf der Vorgesetzten, in der Tabelle und im Zeitkonto. Jede Übertragung kann ausfallen, und auffallen wird das erst, wenn jemand fragt, wie viele Tage er noch hat.
So läuft der Antrag digital
- Einreichen: Die Mitarbeiterin trägt den gewünschten Zeitraum in der App oder im Browser ein und schickt den Antrag ab.
- Entscheiden: Die Vorgesetzte sieht den Antrag und genehmigt ihn oder lehnt ihn ab, ohne dass ein Zettel den Schreibtisch wechselt.
- Verbuchen: Der genehmigte Urlaub fließt ins Zeitkonto, berechnet auf Grundlage des hinterlegten Arbeitszeitmodells.
- Nachsehen: Alle sehen den Stand ihres eigenen Zeitkontos, statt im Büro nachzufragen.
Schritt 3 ist der Teil, an dem es bei Teilzeit und unregelmäßigen Wochen oft hakt. Ein Urlaubstag ist nicht immer gleich viele Stunden wert, und nicht jeder Wochentag ist ein Arbeitstag.
Beispiel aus einem Friseursalon
Eine Friseurin arbeitet vier Tage pro Woche, Dienstag bis Freitag. Ihr gesetzlicher Mindesturlaub umgerechnet auf vier Arbeitstage: 24 Werktage geteilt durch sechs, mal vier, ergibt 16 Urlaubstage.
Sie beantragt eine Woche Urlaub von Montag bis Samstag. Für sie kostet diese Woche vier Urlaubstage, denn Montag und Samstag arbeitet sie ohnehin nicht. Fällt in die Woche ein gesetzlicher Feiertag, etwa ein Donnerstag, sind es nur drei, weil Feiertage nach § 3 Abs. 2 BUrlG keine Werktage sind.
Auf Papier rechnet das jemand im Büro von Hand nach. Mit hinterlegtem Arbeitszeitmodell ergibt es sich aus dem Kalender und der Woche der Mitarbeiterin.
In ZeitFabrik stehen die Urlaube mit Status, Zeitraum und der Zahl der Urlaubstage, die das Zeitkonto daraus berechnet.
Was du für deinen Betrieb festlegen solltest
Damit der digitale Ablauf trägt, lohnen sich ein paar klare Absprachen im Team:
- Wer genehmigt Urlaub, und wer vertritt diese Person in deren eigenem Urlaub?
- Bis wann sollen Anträge für die Sommer- oder Weihnachtszeit eingehen?
- Wie gehst du mit gleichzeitigen Wünschen um, etwa in kleinen Teams, in denen nicht zwei Leute gleichzeitig fehlen können?
Das Gesetz gibt dafür den Rahmen vor (§ 7 Abs. 1 BUrlG), die Details regelt jeder Betrieb selbst. Wie Krankheitstage im Urlaub behandelt werden, steht im Artikel zur Krankmeldung in der Zeiterfassung.
Mit ZeitFabrik umsetzen
In ZeitFabrik reichen deine Mitarbeitenden ihren Urlaubsantrag direkt in der App ein, im Browser, auf dem iPhone oder unter Android. Vorgesetzte genehmigen ihn oder lehnen ihn ab. Auf Basis des hinterlegten Arbeitszeitmodells berücksichtigt das Zeitkonto Urlaub, Krankheit und Feiertage automatisch, und jeder sieht seine eigenen Zeiten jederzeit. Urlaubsantrag und Krankmeldung sind schon im Paket Essentials enthalten, für 2,99 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. Für kleine Teams lohnt auch ein Blick auf den Artikel zur Zeiterfassung im Kleinbetrieb. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.