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Krankmeldung: Was gilt und wie der Krankheitstag richtig in die Zeiterfassung kommt
Wenn du krank bist, musst du das deinem Arbeitgeber unverzüglich melden, in der Regel also am ersten Krankheitstag, zusammen mit der voraussichtlichen Dauer. Einen ärztlichen Nachweis brauchst du gesetzlich erst, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, dein Arbeitgeber darf ihn aber schon ab dem ersten Tag verlangen. Für die Zeiterfassung kommt ein dritter Punkt dazu, den du selbst prüfen kannst: Dein Krankheitstag muss als solcher im Zeitkonto stehen, sonst entstehen dort Minusstunden, die es nicht gibt.
Was das Gesetz verlangt
Die Regeln stehen in § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz und trennen zwei Schritte, die im Alltag oft verwechselt werden:
- Die Krankmeldung: Du teilst deinem Arbeitgeber mit, dass du arbeitsunfähig bist und wie lange es voraussichtlich dauert. Das muss unverzüglich geschehen, also ohne Aufschub. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor, du kannst dich zum Beispiel per Anruf melden.
- Der Nachweis: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich belegt sein. Dein Arbeitgeber darf den Nachweis auch früher verlangen.
| Regelung im Betrieb | Wann der ärztliche Nachweis fällig ist |
|---|---|
| Gesetzlicher Normalfall | dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage: spätestens am darauffolgenden Arbeitstag |
| Dein Arbeitgeber verlangt ihn früher | zu dem Zeitpunkt, den dein Arbeitgeber festlegt, auch ab Tag 1 |
Die Krankmeldung selbst ist in beiden Fällen sofort fällig. Gibst du erst am vierten Tag Bescheid, weil „das Attest ja erst dann nötig ist“, verwechselst du die beiden Schritte.
Seit 2023: die elektronische AU
Bist du gesetzlich versichert, gibt es den gelben Schein für deinen Arbeitgeber nicht mehr. Die Arztpraxis übermittelt die Daten an deine Krankenkasse, und dein Arbeitgeber ruft sie dort elektronisch ab. Laut Bundesarbeitsministerium enthält die Meldung den Namen, Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Ausstellungsdatum und ob es eine Erst- oder Folgebescheinigung ist. Eine Diagnose bekommt dein Arbeitgeber nicht.
Ausgenommen sind privat Versicherte, Bescheinigungen von Privatärzten und Minijobs in Privathaushalten. Dort bleibt es bei der Bescheinigung auf Papier.
Wichtig für die Praxis: Die elektronische AU ersetzt die Krankmeldung nicht. Dein Arbeitgeber kann die Daten nur abrufen, wenn er weiß, dass du krank bist. Die Meldung am ersten Tag bleibt deshalb deine Pflicht.
Wie der Krankheitstag ins Zeitkonto gehört
Bist du krank, bekommst du bis zu sechs Wochen Entgeltfortzahlung, sobald dein Arbeitsverhältnis vier Wochen besteht (§ 3 EFZG). Bezahlt wird das Entgelt, das bei der regelmäßigen Arbeitszeit angefallen wäre (§ 4 EFZG), zusätzliches Entgelt für Überstunden gehört nicht dazu.
Für dein Zeitkonto heißt das: Ein Krankheitstag wird mit der Sollzeit gebucht, die an diesem Tag laut deinem Arbeitszeitmodell angefallen wäre. Das Konto bleibt damit neutral. Zwei Fehler kommen in kleinen Betrieben besonders oft vor, auf die du beim Blick ins Zeitkonto achten solltest:
- Der Tag bleibt leer. Dann rechnet das Zeitkonto die volle Sollzeit als Minusstunden.
- Der Tag wird pauschal gebucht, etwa mit acht Stunden für jeden Kalendertag. Bei Teilzeit oder freien Tagen entstehen so Plusstunden, die niemand gearbeitet hat.
Beispiel aus einer Physiotherapie-Praxis
Du arbeitest als Therapeutin in Teilzeit montags, dienstags und donnerstags je sechs Stunden und bist von Montag bis Donnerstag krank. So erkennst du, ob richtig gebucht wurde:
- Richtig gebucht: Montag, Dienstag und Donnerstag je sechs Stunden, der Mittwoch ist ohnehin frei. Zusammen 18 Stunden, dein Zeitkonto ändert sich nicht.
- Leer gelassen: 18 Minusstunden, die am Monatsende auf deinem Stundenzettel stehen.
- Pauschal mit acht Stunden je Tag gebucht: 32 Stunden statt 18, also 14 Plusstunden zu viel.
Krank im Urlaub
Wirst du im Urlaub krank und belegst das ärztlich, verlierst du dafür keine Urlaubstage: Die nachgewiesenen Krankheitstage werden nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 Bundesurlaubsgesetz). In deinem Zeitkonto wird aus dem Urlaubstag dann ein Krankheitstag. Wie Urlaub beantragt und verbucht wird, steht im Artikel Urlaubsantrag digital.
Wo es im kleinen Betrieb hakt
Die Regeln sind überschaubar. Schwierig wird es bei der Weitergabe im Betrieb:
- Deine Krankmeldung kommt per Anruf oder Nachricht bei einer Person an, die nicht für die Zeiterfassung zuständig ist.
- Der Krankheitstag wird erst beim Monatsabschluss nachgetragen, aus der Erinnerung oder gar nicht.
- Eine Verlängerung wird mündlich mitgeteilt und taucht im Zeitkonto nicht auf.
Das Ergebnis siehst du meist erst auf dem Stundenzettel für die Lohnabrechnung, wenn Minusstunden auftauchen, die sich niemand erklären kann. Frag deshalb, bei wem deine Krankmeldung ankommen soll, gib Verlängerungen dort ebenfalls weiter und prüf am Monatsende, ob deine Krankheitstage richtig gebucht sind.
Deine Zeiten im Blick
Mit einer digitalen Zeiterfassung wie ZeitFabrik siehst du deine erfassten Zeiten und dein Zeitkonto jederzeit selbst, auch ob Urlaub, Krankheit und Feiertage richtig gebucht sind, am PC, Tablet oder Smartphone. Erfasst dein Betrieb noch auf Papier, kannst du ZeitFabrik vorschlagen: Zeig deinem Betrieb ZeitFabrik.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.