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Übergangsfristen für die elektronische Zeiterfassung: 1, 2 oder 5 Jahre nach Betriebsgröße
Ab wann musst du die Arbeitszeit elektronisch erfassen? Nach heutigem Recht gar nicht: Eine Formvorschrift gibt es derzeit nicht. Der Referentenentwurf zum neuen Arbeitszeitgesetz würde die elektronische Form zur Pflicht machen und dafür Übergangsfristen nach Betriebsgröße vorsehen: ein Jahr für alle Arbeitgeber, zwei Jahre bei weniger als 250 Beschäftigten, fünf Jahre bei weniger als 50 Beschäftigten. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten wären dauerhaft ausgenommen. Alle Fristen liefen ab Inkrafttreten, und das steht nicht fest.
Wichtig dabei: Die Fristen betreffen nur die Form. Erfassen musst du die Arbeitszeit schon heute.
Die Staffelung im Überblick
| Betriebsgröße | Elektronische Form nach dem Entwurf | Erfassung heute |
|---|---|---|
| alle Arbeitgeber (250 und mehr Beschäftigte) | ein Jahr ab Inkrafttreten | Pflicht |
| weniger als 250 Beschäftigte | zwei Jahre ab Inkrafttreten | Pflicht |
| weniger als 50 Beschäftigte | fünf Jahre ab Inkrafttreten | Pflicht |
| bis zu 10 Beschäftigte und Privathaushalte | dauerhaft ausgenommen | Pflicht |
Was es mit der Ausnahme für die kleinsten Betriebe auf sich hat, erklärt der Ratgeber Zeiterfassung im Kleinbetrieb. Die übrigen Inhalte des Entwurfs fasst der Artikel Neues Arbeitszeitgesetz 2026 zusammen.
Warum es noch keine Kalenderdaten gibt
Ein Referentenentwurf ist der Anfang des Gesetzgebungsverfahrens. Es folgen Ressortabstimmung, Kabinett, Bundestag und Bundesrat. Bis Ende Oktober 2026 ist daraus kein Gesetz geworden. Weil alle Fristen ab Inkrafttreten liefen, lässt sich heute für keinen Betrieb seriös ausrechnen, bis wann er umgestellt haben müsste. Wer dir ein konkretes Datum nennt, rechnet mit einer Annahme.
Auch die Zahlen selbst können sich im Verfahren noch ändern: die Länge der Fristen ebenso wie die Schwellen von 10, 50 und 250 Beschäftigten. Wie Teilzeitkräfte bei den Schwellen zählen, lässt sich erst am endgültigen Gesetzestext ablesen.
Was die Fristen nicht aufschieben
Die Übergangsfristen geben Zeit für den Wechsel der Form. Für die Pflicht dahinter gibt es keine Schonfrist:
- Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 (C-55/18) ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verlangt.
- Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
- Das Bundesarbeitsministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, dass Arbeitgeber mit der Erfassung nicht auf eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes warten können.
Wer heute gar nicht erfasst, gewinnt durch die Staffelung also nichts. Er hat schon jetzt eine Lücke, und die Übergangsfrist bezieht sich nur auf die Frage, ob der Zettel noch genügt.
Praxisbeispiel: der ambulante Pflegedienst mit 40 Beschäftigten
Ein ambulanter Pflegedienst mit 40 Beschäftigten fällt in die Stufe „weniger als 50”. Nach dem Entwurf hätte er fünf Jahre ab Inkrafttreten, um auf eine elektronische Erfassung umzustellen. Das klingt nach viel Zeit.
Im Alltag sieht es anders aus. Die Pflegekräfte arbeiten in Früh-, Spät- und geteilten Diensten, die Touren ändern sich bei Krankheit kurzfristig, und die Zeiten stehen heute auf Tourenzetteln. Erfassen muss der Dienst Beginn, Ende und Dauer schon jetzt. Und er muss darauf achten, dass zwischen Spätdienst und Frühdienst die Ruhezeit von elf Stunden grundsätzlich eingehalten wird. Auf Papier heißt das: Zettel nebeneinanderlegen und nachrechnen, für 40 Leute jeden Monat.
Die Übergangsfrist ändert an diesem Aufwand nichts. Sie verschiebt nur den Zeitpunkt, ab dem der Zettel nicht mehr reichen würde.
Was du in der Zwischenzeit sinnvollerweise tust
- Bestandsaufnahme: Wird heute für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst, nicht nur die Überstunden?
- Stufe einordnen: In welche Größenklasse würde dein Betrieb nach dem Entwurf fallen, und wächst er in den nächsten Jahren über eine Schwelle?
- Umstellung planen, wenn sie ohnehin ansteht: Eine Erfassung einzuführen braucht Zeit im Team, egal ob das Gesetz sie verlangt. Wer früh umstellt, hat die Gewöhnung hinter sich, bevor eine Frist läuft.
- Verfahren beobachten: Ändern sich Fristen oder Schwellen, passt du nur die Einordnung an, nicht deine Erfassung.
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Wer schon elektronisch erfasst, hat mit der Staffelung nichts zu tun. Mit ZeitFabrik stempeln deine Mitarbeitenden mit einem Klick am PC, Tablet oder Smartphone, mit der iPhone- oder Android-App oder an einem Touch-Terminal, und ZeitFabrik prüft automatisch die Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.