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Bußgeld ohne Zeiterfassung: Was Arbeitgebern droht und wer kontrolliert
Zeichnest du als Arbeitgeber die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden nicht, falsch oder zu spät auf, riskierst du eine Geldbuße. Wie hoch sie ausfallen kann, hängt davon ab, welche Pflicht verletzt ist: Für fehlende Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz sind es bis zu 30.000 €, nach dem Mindestlohngesetz bis zu 50.000 €. Wer Arbeitszeitgrenzen vorsätzlich überschreitet und dadurch die Gesundheit von Beschäftigten gefährdet oder solche Verstöße beharrlich wiederholt, macht sich sogar strafbar. Kontrolliert wird dein Betrieb von zwei Seiten: von den Arbeitsschutzbehörden der Länder und vom Zoll.
Drei Aufzeichnungspflichten, drei Rechtsfolgen
Im Alltag ist von „der“ Zeiterfassungspflicht die Rede. Rechtlich sind es drei verschiedene Pflichten mit eigenen Folgen.
- Erfassung für alle Beschäftigten. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen. Laut Bundesarbeitsministerium müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden. Bei Verstößen können die zuständigen Behörden der Länder Nachbesserungen verlangen oder gegebenenfalls Bußgelder verhängen. Nach § 22 Abs. 3 ArbSchG kann die Behörde im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen du zur Erfüllung deiner Pflichten treffen musst. Wer einer vollziehbaren Anordnung nicht folgt, handelt nach § 25 ArbSchG ordnungswidrig.
- Mehrarbeit nach dem Arbeitszeitgesetz. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt, die Arbeitszeit über acht Stunden pro Werktag aufzuzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
- Minijobs und bestimmte Branchen. § 17 MiLoG verlangt für Minijobber und für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags danach. Ausgenommen sind Minijobs im Privathaushalt (§ 8a SGB IV, § 17 Abs. 1 Satz 3 MiLoG).
Die Vorschriften im Überblick
| Verstoß | Vorschrift | Höchstbetrag |
|---|---|---|
| Aufzeichnung nach § 17 MiLoG fehlt, ist falsch, unvollständig, zu spät oder nicht zwei Jahre aufbewahrt | § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG | 50.000 € |
| Unterlagen für die Prüfung nicht bereitgehalten, Prüfung nicht geduldet oder nicht mitgewirkt | § 21 Abs. 1 Nr. 1 und 9 MiLoG | 30.000 € |
| Mindestlohn nicht oder nicht rechtzeitig gezahlt | § 21 Abs. 1 Nr. 13 MiLoG | 500.000 € |
| Aufzeichnung nach § 16 Abs. 2 ArbZG fehlt, ist falsch oder nicht zwei Jahre aufbewahrt | § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG | 30.000 € |
| Höchstarbeitszeit überschritten, Pausen oder Ruhezeit nicht gewährt, Beschäftigung am Sonn- oder Feiertag ohne Ausnahme | § 22 Abs. 1 Nr. 1–3 und 5 ArbZG | 30.000 € |
| Auskunft oder Unterlagen gegenüber der Aufsichtsbehörde verweigert | § 22 Abs. 1 Nr. 10 ArbZG | 30.000 € |
| Arbeitszeitgesetz nicht zugänglich gemacht oder ausgehängt | § 22 Abs. 1 Nr. 8 ArbZG | 5.000 € |
| Vollziehbare Anordnung der Arbeitsschutzbehörde nicht befolgt | § 25 Abs. 1 Nr. 2 a ArbSchG | 30.000 € |
Wann aus dem Bußgeld eine Straftat wird
§ 23 ArbZG macht aus bestimmten Verstößen eine Straftat: Wer Arbeitszeitgrenzen, Pausen, Ruhezeiten oder das Sonntagsverbot vorsätzlich missachtet und dadurch Gesundheit oder Arbeitskraft eines Beschäftigten gefährdet, oder wer solche Verstöße beharrlich wiederholt, riskiert eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder eine Geldstrafe. Das betrifft nicht die Aufzeichnung selbst, sondern die Arbeitszeit. Ohne Aufzeichnung bemerkst du solche Verstöße aber oft nicht, etwa eine zu kurze Ruhezeit zwischen Spät- und Frühdienst.
Wie hoch das Bußgeld im Einzelfall ausfällt
Die Beträge in der Tabelle sind Obergrenzen. Für die Bemessung gilt das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (§ 17 OWiG):
- Bei Fahrlässigkeit liegt das Höchstmaß bei der Hälfte, also zum Beispiel 25.000 € statt 50.000 €.
- Maßgeblich sind die Bedeutung des Verstoßes, der Vorwurf und auch die wirtschaftlichen Verhältnisse.
- Die Geldbuße soll den wirtschaftlichen Vorteil aus dem Verstoß übersteigen. Reicht das Höchstmaß dafür nicht, darf es überschritten werden.
Bewirbst du dich um öffentliche Aufträge, musst du eine weitere Folge kennen: Wer wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG eine Geldbuße von mindestens 2.500 € bekommt, soll nach § 19 MiLoG für eine angemessene Zeit von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt eine Mitteilung des Hauptzollamts Singen vom Januar 2026: Ein Bauunternehmen hatte nur die Dauer der Arbeit notiert, nicht Beginn und Ende, und unter Mindestlohn bezahlt. Zusammen mit der Abschöpfung des Vorteils kamen 232.500 € zusammen.
Wer kontrolliert
Arbeitsschutzbehörden der Länder. Die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes überwachen nach § 17 ArbZG die nach Landesrecht zuständigen Aufsichtsbehörden, je nach Bundesland etwa das Gewerbeaufsichtsamt oder das Amt für Arbeitsschutz. Sie dürfen Auskünfte und Arbeitszeitnachweise verlangen und die Arbeitsstätte während der Betriebszeit betreten.
Zoll. Für das Mindestlohngesetz ist die Zollverwaltung zuständig (§ 14 und § 21 Abs. 4 MiLoG), in der Praxis die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Sie prüft, ob der Mindestlohn gezahlt wird, und dafür braucht sie die Stunden. Welche Branchen besonders im Blick stehen, steht im Ratgeber Welche Branchen kontrolliert der Zoll?.
Praxisbeispiel: Restaurant mit drei Aushilfen
Eine Restaurantinhaberin beschäftigt neben dem festen Team drei Minijobber im Service. Die Aushilfen tragen ihre Zeiten auf einem Zettel ein, den sie zum Monatsende einsammelt. Am 20. des Monats kommt der Zoll.
- Für die Tage vom 1. bis zum 12. hätten die Aufzeichnungen nach der 7-Tage-Frist schon vorliegen müssen. Fehlen sie, ist das ein Verstoß nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 MiLoG, Rahmen bis 50.000 €.
- Weil Gaststätten zu den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gehören, gilt dieselbe Pflicht grundsätzlich auch für die Vollzeitkräfte im Service und in der Küche.
- Werden die Zettel nachträglich aus dem Gedächtnis ausgefüllt, stehen dort meist die geplanten Zeiten. Das ist nicht „richtig“ im Sinne des Gesetzes und zeigt nicht, ob der Mindestlohn tatsächlich erreicht wurde.
Die Lösung ist kein dickerer Ordner, sondern eine Erfassung am selben Tag.
Und der Referentenentwurf?
Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 sieht vor, die Pflicht zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ausdrücklich ins Arbeitszeitgesetz zu schreiben, grundsätzlich elektronisch und am selben Tag. Er ist kein Gesetz. Wie Verstöße danach geahndet würden, hinge von der endgültigen Fassung ab. Was im Entwurf steht, erklärt der Artikel Neues Arbeitszeitgesetz 2026.
Mit ZeitFabrik umsetzen
Mit ZeitFabrik stempeln sich deine Mitarbeitenden am PC, Tablet, Smartphone oder am Touch-Terminal ein und aus, und die Zeiten liegen am selben Tag vor. ZeitFabrik prüft Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten automatisch nach dem Arbeitszeitgesetz. Der monatliche Stundenzettel entsteht aus den erfassten Zeiten, wird von dir freigegeben und lässt sich als PDF ablegen, falls Zoll oder Aufsichtsbehörde Unterlagen sehen wollen. Gehostet in Deutschland und DSGVO-konform. Teste ZeitFabrik 30 Tage kostenlos – ohne Kreditkarte.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.